¡Sácale partido a tu reunión de trabajo a distancia!

Quizás aún no hayas hecho una reunión de trabajo a distancia, pero sí una entrevista de trabajo a través de Skype. La metodología es bastante similar, aunque para conseguir buenos resultados deberás de tener en cuenta aspectos diferentes en cada una de ellas. En este artículo te contamos todo lo que necesitas saber acerca de las reuniones de trabajo a distancia, incluida la fórmula para alcanzar el éxito.

 

¿En qué consiste y cómo se realiza una reunión de trabajo a distancia?

 

Se trata de una reunión de trabajo que, a diferencia de la modalidad convencional de reunión, no implica la presencia física de todos los trabajadores en una misma sala. Puede realizarse desde casi cualquier parte del mundo, gracias a internet.

 

Para su puesta en marcha, se necesitan tanto dispositivos electrónicos que permitan la comunicación, como el acceso a una plataforma común por parte de todos los usuarios. Una de las más usadas en la actualidad es Skype.

 

Ventajas de la reunión de trabajo a distancia

 

Estas son algunas de las principales ventajas que la reunión de trabajo a distancia supone para los trabajadores de una misma compañía, y que hacen, que este modelo de interactuación sea cada vez más preferido.

 

1#Elimina los costes de movilidad

 

Es ideal para empresas con sedes en varios países, ya que permite realizar reuniones de forma periódica sin influir en la movilidad y los costes de tiempo y dinero que estos supondrían para la compañía y sus plantilla.

 

2#Permite una mayor versatilidad

 

Y ello se traduce un mayor rendimiento y productividad de los recursos. Los trabajadores pueden estar más cómodos, ahorran tiempo, y la reunión se desarrolla con mayor fluidez, si todos saber gestionar bien los parámetros de conexión.

 

3#Reduce los niveles de estrés en los empleados

 

Una reunión de trabajo a distancia genera un clima más distendido, espontáneo y con mucho menos estrés y presión para la plantilla que la que tienen las reuniones habituales. Por otro lado, también permite conciliar con mayor facilidad la vida laboral y la personal, lo cual supone una comodidad y flexibilidad extra para todos los profesionales.

 

Consejos para tener éxito en una reunión de trabajo a distancia

 

1# Ten claro los objetivos de la reunión y mantén un nivel de concentración máximo

 

Si diriges las reunión es fundamental que sepas llevar el hilo conductor en todo momento, que presentes a los participantes y expliques los objetivos del encuentro.

 

Por otro lado, si eres participante, además de conocer tu papel y tu discurso, deberás de mantener un nivel alto de concentración y seguir todas las intervenciones. Respeta los tiempos, los turnos de palabra, y piensa que las interrupciones pueden ser bastante caóticas, reserva tus dudas para el final.

 

2# Conoce todos los detalles técnicos de la reunión

 

Esto supone conocer tanto las horas de inicio y fin, como el orden del día y la  estructuración de los temas que se tratarán. Por otro lado también es fundamental que conozcas quiénes serán las personas que se conectarán, así como sus nick o direcciones usadas para la conexión.

 

3# Sube los documentos que se tratarán con antelación

 

Es importante que todos los participantes puedan tener estos documentos que se tratarán de manera previa a la reunión. Hacerlo en tiempo real puede generar importantes problemas, y quizás alguno de los trabajadores no pueda  o conozca como acceder a la información compartida.

 

4# Fomenta la idea de compañerismo y sensación de equipo

 

Es importante trabajar la sensación de cercanía entre los trabajadores participantes. Por ello es ideal que todos los profesionales se conozcan en persona de forma previa. La visualización de cada uno de ellos a través de la webcam también es importante, así que, en caso de que alguno no pueda conectarla, deberá de sustituirla por una foto de perfil visible.

 

5# Trata asuntos de interés y atractivo

 

El hecho de poder convocar reuniones de trabajo a distancia usando menos recursos, no implica que se puedan realizar reuniones si no están justificadas y el tema del día es provechoso para todos los asistentes. Con este tipo de reuniones, entre otras cosas, se permite ganar tiempo respecto a las reuniones convencionales, así que debe ser una actividad productiva y formativa.

 

Que no hacer en una entrevista de trabajo a distancia

 

1# Llegar tarde para conectarte

 

Es necesario ser siempre puntual, pero en las reuniones de trabajo a distancia aún más. Ten en cuenta que necesitarás llegar con algo de antelación para poder conectar los dispositivos a través de los que hará la conexión. Y, por otro lado, si te retrasas estarás perjudicando a compañeros en todas partes del mundo.

 

2#Desviarte del tema o extenderte sin venir a cuento

 

Sé claro, breve y conciso. Ten estudiado tu intervención, ilústrala con material gráfico y durante las intervenciones de tus compañeros no interrumpas ni hagas preguntas que se desvíen del tema en cuestión. Es importante conocer y calcular los tiempos de la reunión de trabajo a distancia.

 

3# Conectarte desde un sitio oscuro o poco profesional

 

No debes olvidar que, a pesar de que quizás puedas realizar la reunión de trabajo a distancia desde tu casa, continúa siendo una reunión de trabajo en toda regla. No sirve cualquier espacio para conectarse. Sitúate en un espacio claro, libre de ruidos y con fondo neutro.

 

4# Usar ropa de estar por casa

 

Lo mismo que en el punto anterior, es importante que vistas una ropa similar a la que llevarías en una reunión presencial. Al menos, aquella parte de tu vestuario que estará enfocada por la cámara. Hacer aparición con una ropa demasiado informal expresa poca profesionalidad, interés e incluso puede ser interpretada por tus compañeros como una falta de respeto.

 

5# No hagas referencias a material que no esté disponible para todos

 

A veces otro de tus compañeros no puede acceder a determinados documentos o ver imágenes al mismo tiempo que lo está haciendo tú. Evita mencionar este tipo de información ya que es una pérdida de tiempo y además puede ralentizar bastante la reunión de trabajo a distancia.

 

Deja un comentario

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.