Cómo trabajar menos y tener más productividad

La mayoría de los directivos saben bien que, con independencia de lo ocupados que estén, siempre pueden hacer más. Siempre hay un nuevo proyecto que emprender, otra reunión a la que asistir o un correo electrónico al que responder. Ahora ha surgido una nueva teoría sobre cómo los gestores pueden desempeñar más tareas y mejorar el rendimiento. En esencia, desde el blog de jobandtalent vamos a mostrar que para tener mayor productividad hay que hacer menos.

«Todo el mundo dice que sus días son demasiado cortos», eso quiere decir que estamos ocupados, porque todo lo contrario ocurre cuando no sabemos qué hacer, el tiempo se hace interminable. La clave para generar mayor productividad es huir de cualquier tipo de distracción que pueda hacer que la cabeza no se encuentre donde debe estar: desactivar las alertas del correo electrónico, declinar invitaciones para reuniones y llegar a casa a tiempo para la cena.

La mayor productividad se consigue trabajando menos, pero sin interrupción

ProductividadDecenas de estudios coinciden en la misma idea: la clave para ser un gestor y un empresario con más productividad reside en hacer menos y sin interrupciones. Por ejemplo, según un estudio realizado en 2008 por investigadores de Irvine, Universidad de California, y la Universidad de Humboldt, en Berlín, las interrupciones constantes reducen el rendimiento en el trabajo y hacen que «la gente cambie no solo sus ritmos de trabajo, sino también sus estrategias y estados mentales». Por tanto, deducimos que al bajar el rendimiento, la productividad cae en la misma proporción porque los resultados no serán de la misma calidad ni se harán en el mismo periodo de tiempo.

No será fácil

La base de una buena productividad será el establecer un correcto orden de prioridades en el trabajo, saber qué hacer antes que otras cuestiones. Aunque los ejecutivos pueden ser conscientes de que los días más ajetreados en la oficina no equivalen a una mayor productividad, establecer prioridades es más difícil de lo que parece.

Hay que saber marcar tiempo en el trabajo, e incluso saber estar descansando ya que una mente que está saturada no rinde al máximo de sus posibilidades. Contestar correo electrónicos del trabajo durante el fin de semana no es una buena opción porque para tener una buena productividad, también hay que saber cuándo descansar, un hábito totalmente necesario para cualquier trabajador. Sin embargo, muchos ejecutivos no saben cómo bajar la intensidad y cumplir plazos más razonables, Estar ocupado y actuar como si estuviera ocupado puede ser adictivo. Además, contestar un correo eléctronico durante el fin de semana no aumentará la productividad ni rendimiento porque las empresas, por norma general, están cerradas los fines de semana.

Despejar las mañanas puede ser el mejor hábito

A pesar del escepticismo generalizado, hay directivos que han empezado a seguir el principio de «hacer más haciendo menos» y han descubierto que Productividadfunciona bien.  Evitar las reuniones que pueden derivar en una pérdida de tiempo puede ser una forma esencial de aumentar la productividad, ya que la mañana es el momento de mayor productividad en cualquier empresa porque las mentes están todavía frescas y se pueden dedicar a objetivos estratégicos..

Aprovechar el tiempo lo mejor posible es la esencia de «hacer más haciendo menos» ya que cuánto antes se hagan todas las gestiones y obligaciones pendientes para el día, antes llegarán los resultados de todos los trabajos realizados. La cuenta de resultados será la que marque los tiempos de juego. La productividad será el objetivo primordial de las empresas.

Calidad, no cantidad

Jeff Zwelling, fundador de cinco empresas de tecnología, recientemente explicó ante un grupo de inversores el funcionamiento de su nueva compañía, Convertro, una empresa dedicada a la medición de medios. Zwelling, presidente ejecutivo y cofundador de la empresa, afirma que desde el principio explicó a sus empleados que trabajarían ocho horas al día, una práctica poco habitual en el entorno de las empresas de reciente creación o startups, donde se puede llegar a trabajar 90 horas a la semana. «Si voy a clase de Pilates a las 3 de la tarde, no quiero que nadie piense que soy un pésimo presidente ejecutivo por eso», explicó ante el grupo de inversores. El éxito, les aseguró, “está en no dejar que las tareas cotidianas me superen”.

Zwelling señala que prefiere contratar a empleados que tengan aficiones fuera del trabajo. Los hace más eficaces en la oficina, afirma, ya que quieren tener tiempo extra para sus intereses personales. El ejecutivo predica con el ejemplo: a todos los empleados que se incorporan a su empresa les explica que rinde al máximo mientras está en la oficina, lo que significa no perder el tiempo en las redes sociales o navegando por Internet.

Donna Flynn, directora de espacios de oficina del fabricante de muebles Steelcase trabaja a su propio ritmo y deja que su personal haga lo mismo. Su equipo trabaja en distintos países. En lugar de programar videoconferencias y llamadas para mantener un contacto diario, los empleados trabajan en proyectos a largo plazo y se reúnen en persona dos semanas al año.

El hecho de no tener un contacto constante, dice Flynn, permite a todos trabajar con mayor eficacia. «Lo importante es tener tiempo de trabajo de más alta calidad, ya que uno dedica tiempo a su bienestar», anota.

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